Vie, 23 de febrero del 2024

Reuniones sin planificación estratégica afectan la productividad institucional pública y privada

Reuniones sin planificación estratégica afectan la productividad institucional pública y privada
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Por: Ramón Féliz Lebrón
Periodista y docente
rflebron@gmail.com

Llegar a la oficina, y al abrir el correo te encuentras con varias reuniones pautadas durante el día, sinónimo que estarás de una a otra y que te espera el montón de tus tareas atrasadas cuando por fin regreses a tu escritorio.

Me permito compartir interesantes orientaciones y estadísticas sobre este tema presentadas por un periodista y un profesor; y esto lo digo yo, para que tengamos una visión actualizada del valioso tiempo que se pierde por antojadizas, frecuentes, innecesarias, absurdas y kilométricas reuniones que llenan de autoestima a los convocantes. Ese es el «logro».

De inmediato, comenzamos con la publicación: Las reuniones matan la productividad (y las empresas que ya las han eliminado lo saben perfectamente), del periodista español Pablo Rodríguez González en www.xataka.com (https://n9.cl/mb3o3).

Nos comparte que un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts, de Estados Unidos, (MIT, por sus siglas en inglés) confirma lo que todos ellos sospechan: el exceso de reuniones mata la productividad de las empresas. La investigación ofrece cifras concretas: las compañías que eliminaron por completo estos encuentros tres días a la semana aumentaron su productividad un 73 %, redujeron el estrés de sus empleados un 57 % y mejoraron la satisfacción general en un 65 %.

Agrega que las reuniones preocupan a muchos grandes empresarios. En www.xataka.com, hemos hablado alguna vez de las reglas que los líderes del sector tecnológico como Jeff Bezos, Steve Jobs o Elon Musk marcan para este tipo de encuentros en sus compañías. Todos ellos, después de años dirigiendo grandes corporaciones, coinciden en un aspecto: hay demasiadas o duran demasiado, y esto perjudica seriamente la productividad de sus subalternos. De hecho, el CEO de Tesla y SpaceX ha llegado a decir que las reuniones excesivas son «la plaga» de las grandes empresas.

Indica que los autores del estudio señalan que, aunque pueda parecer contradictorio, las reuniones restan valor a la colaboración efectiva, porque distraen a los trabajadores en sus horas más productivas lo que provoca que se desconcentren y reduzcan su rendimiento. En cambio, apuntan, cuando esos mismos empleados utilizaron herramientas de comunicación y gestión, como Slack o Microsoft Teams, conectaron mejor sin perder la concentración ni estresarse.

Señala, por lo tanto, los autores han llegado a la conclusión de que el número óptimo de días libres de reuniones a la semana es tres, dejando los otros dos para los encuentros que sean imprescindibles. Los investigadores señalan que con ese número de días sin reuniones se alcanza el máximo potencial de productividad y bienestar asociado a esta medida.

MÁS PERSPECTIVAS

A su vez, en el artículo: Empresas: con tantas reuniones… ¿a qué horas trabajo?, de Javier Roberto Ospina Bermeo, profesor Asociado de la Facultad de Administración, Finanzas y Ciencias Económicas de la Universidad Ean de Colombia, y publicado en
www.blogs.portafolio.co (https://n9.cl/yjhwq), refiere:

Pero, ¿cómo puedes lograr que una empresa pueda administrar una agenda diaria, semanal, mensual o semestral para que tengas “tiempo para trabajar”, es decir, un espacio claro para realizar o gestionar tareas derivadas de las reuniones presenciales o virtuales a las que asistes.? Como jefe, en cualquier cargo eres responsable de tu tiempo y el de tus colaboradores y, si estabas buscando costos ocultos encontraste uno de ellos. Dicen que el tiempo es oro, así que no lo derroches. El tiempo es dinero, y mal administrado impacta en el estado de resultados generando pérdidas.

A continuación, más allá de “tips”, detalla algunas recomendaciones que reestablecen el valor del tiempo para que las reuniones sean productivas y generadoras de dinero:

Manifiesta que si las reuniones son informativas, afina la capacidad de escucha para realizar las mejores preguntas que conlleven a tener comprensión absoluta de lo que se está indicando y, además, cuál es el grado de PRT que te corresponde a ti y a tu equipo en caso que tengas uno.

Añade, ahora bien, si la reunión es de índole consultivo, tener claro que te debes haber preparado para hacer una participación con aporte productivo. Esto sugiere que, quien convoque haya indicado previamente el tema de la reunión citada con el objetivo de realizar la debida revisión de los puntos que pueden ser incidentes en el tema en cuestión y tus aportes sean para generar alto impacto. Si la reunión fue solicitada sin programación alguna, tu responsabilidad reside en estar siempre actualizado, enterado de lo que ocurre en tu órbita laboral (datos, indicadores, hechos).

Explica que cuando las reuniones son de naturaleza deliberativa, esto traduce a hacer un debate para la toma de decisiones en situaciones y tiempo de la reunión, es prudente, tal y como en la reunión tipo consultivo, que exista una preparación del tema y las decisiones lo ameriten. Además, llegar con disposición total para tener debates abiertos, manteniendo claro que el objetivo de la reunión es el beneficio de la organización no el triunfo personal.

Recomienda que las reuniones tengan una estructura 40 y 20 minutos, esto significa que, para una reunión empresarial y sustanciosa, por ejemplo, de una hora, la distribución del tiempo sea de la siguiente forma: 10 minutos para relacionamiento entre los asistentes, generar el ambiente apropiado, saludo activo, preguntar por la salud, bienestar y demás aspectos de cotidianidad interna o externa a la empresa, que permita intencionalmente saber la disposición y pulsar el clima de los participantes en la reunión. Esto es estratégico para los propósitos de la reunión.

Luego de los oportunos datos de estos profesionales, concluyo desahogándome con la decepción de que muchas veces el único resultado de las reuniones fue pautar las fechas para las próximas.

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